La mise en oeuvre

Réunion des nouveaux porteurs de projets

La cellule d'appui et d'accompagnement pédagogique propose une aide à la conduite et au suivi de votre projet.

Suite à la sélection de votre dossier par la CVA, la cellule d'appui organise une réunion pour les chefs de projet afin de :

  • Vous accompagner dans la mise en oeuvre des actions liées à l'opération.
  • Mettre à votre disposition des documents/outils de suivi permettant de réaliser les dépenses.
  • Faire le point sur l'archivage des pièces (listes d’émargement, comptes rendus de réunion, agenda… ).
  • Planifier les réunions de suivi.
  • Expliquer comment produire un bilan d'exécution...

La réunion trimestrielle de suivi :

Chaque trimestre, la cellule d'appui organise une réunion de suivi avec le porteur. Elle permet de :

  • établir un état des actions et des dépenses réalisées ;
  • vérifier les factures ;
  • vérifier la traçabilité des pièces justificatives ;
  • anticiper les bons de commande…

La réalisation du bilan d'exécution

Le bilan fait état de la mise en œuvre du projet. Il fait part également des difficultés rencontrées et des solutions qui ont été apportées. Le bilan qualitatif est demandé en accompagnement des éléments financiers afférents à la réalisation du projet. Il est obligatoirement accompagné des indicateurs de réalisation et de résultats (obligatoires) liés aux actions conventionnées, et de pièces justificatives.
Le bilan agrège les dépenses réalisées et certifiées. Dans le cadre du bilan annuel sont mentionnés les apports des cofinanceurs publics et privés.

Les contrôles

Des visites sur place ont lieu en cours de réalisation de l’action, afin de vérifier les conditions de mise en œuvre des opérations cofinancées.

Il convient de justifier tout écart significatif entre les coûts prévisionnels et les coûts constatés.

Les « contrôles de service fait » doivent comporter obligatoirement un contrôle sur documents, selon deux modalités :

  • vérification de cohérence entre les différentes pièces établies par le porteur au titre de bilan d’exécution (rapprochement entre le volet qualitatif et le volet financier) ;
  • contrôle des pièces justificatives de dépenses, et contrôle de l’application des clés de répartition.

D’autres contrôles pourraient être effectués par les autorités de gestion, certification et/ou la commission européenne...

Le service FESI vous accompagne dans les réponses aux contrôles d'opérations.